Managementondersteuner (22 uur per week)

Drimmelen, gelegen in de provincie Noord-Brabant, is dé blauwgroene gemeente van Nederland. De gemeente omvat de dorpen Made, Terheijden, Wagenberg, Hooge Zwaluwe, Lage Zwaluwe en Drimmelen zelf, en huisvest ongeveer 28.000 inwoners. Professionals bij de gemeente Drimmelen hebben hart voor de samenleving en zetten zich daar dagelijks met veel energie voor in.

Als managementondersteuner werk je direct voor Christiaan, Manager Middelen en voor Sandra, Manager Sociaal Domein. Dagelijks ontzorg je hen beide met alle secretariële werkzaamheden zodat Christiaan en Sandra hun handen vrij hebben om bezig te zijn met de aansturing van de clusters. Christiaan is resultaatgericht en verwacht wel wat van je. Sandra wil graag ontzorgt worden en zoekt een ondersteuner die de zaken beetpakt en oplost voordat ze bij haar terecht komen. Iemand die proactief vooruit kijkt en verbanden kan leggen dus. Initiatief nemen wordt door haar zeer op prijs gesteld.  Daarnaast zijn ze beide heel betrokken bij hun team en hechten veel waarde aan een fijne werksfeer. Jullie vormen een hecht team waarbij hard wordt gewerkt, maar waar ook zeker tijd is voor een persoonlijk gesprek en een goede dosis humor. Ontzorgen is het sleutelwoord voor deze rol, daar word jij blij van en dat doe je op een meedenkende en secure manier.

Je begint je dag met het doornemen van de planning van deze week met Christiaan en Sandra. Je stelt voor om een afspraak met de juridisch adviseur te combineren met een andere afspraak op locatie, dat scheelt Christiaan weer een hoop reistijd. Fijn dat jij vooruit denkt! De meeste mails en telefonische verzoeken handel je meteen af, maar die waar je nog over wilt overleggen bespreek je in dit overleg zodat je de verzoeken later vandaag zelf af kunt handelen. Sandra vraagt om de notulen die je hebt gemaakt tijdens de vorige MT vergadering. Die haal jij zo uit het systeem waarin je deze netjes hebt gearchiveerd. Ook heeft ze nog een vraag over de door jou gemaakte presentatie voor haar volgende meeting. Ondertussen gaat de telefoon regelmatig en komt er nog even een collega langs je bureau voor inhoudelijke en grammaticale ondersteuning bij een brief, omdat jij daar zo goed in bent. Bijna 10.00 uur alweer, tijd voor de postverwerking. Vanmiddag heb je een introductie van het nieuwe systeem CorsaNxt waarmee jij dagelijks gaat werken. Na de introductie werk je de e-mails van Christiaan en Sandra bij en corrigeer je die dubbele afspraak die je signaleerde in de agenda. Er is nog een verzoek voor een urgente afspraak met de Gemeentesecretaris en de Burgemeester. Dat valt nog niet mee met al die drukke agenda's, maar met jouw organisatietalent is dat een eitje.

Ook contractbeheer is een terugkerende administratieve taak die bij jouw rol hoort. Je registreert alle contracten in de daarvoor bestemde applicatie en je bent aanspreekpunt (en aanjager) voor de contractmanagers binnen de gemeente. Volgende week is het tijd voor de kwartaalrapportages dus je controleert vooraf of alle lopende acties uitgevoerd worden of dat er bijsturing nodig is.

Einde dag bestel je nog even de bloemen en het gebak voor de jubilaris volgende week en controleert nogmaals of er last minute wijzigingen zijn voor de meetings van morgen. Jij bent morgen vrij maar je wilt alles goed voorbereid achterlaten. Na een laatste check is het einde werkdag.

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Jij werkt met gemak gelijktijdig met diverse computersystemen en bent een kei in Microsoft 365.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent een ontzorger, zelfstandig en initiatiefrijk, proactief en verbindend.

Bij de gemeente Drimmelen vinden we het belangrijk dat jouw bijdrage goed wordt beloond. Daarom bieden wij de volgende arbeidsvoorwaarden:

• Afhankelijk van jouw kennis, opleiding en ervaring ontvang je een salaris in functieschaal 6 (op fulltime basis maximaal €3.524,- bruto per maand). Afhankelijk van je werkervaring, kunnen we starten met een aanloopschaal. 
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren wordt de arbeidsovereenkomst omgezet in onbepaalde tijd.
• Een Individueel keuzebudget van 17,05% bovenop je salaris. Gebruiksmogelijkheden: studie, extra verlof, of uitbetaling.
• De CAO-gemeenten is van toepassing op de arbeidsovereenkomst.
• Pensioenopbouw via het ABP.
• Een goede balans tussen werk en privé.
• Plezierig samenwerken in een kleinschalige gemeente waarin medewerkers elkaar ‘’echt’’ kennen

 Daarnaast bieden we de volgende secundaire arbeidsvoorwaarden:

• Flexibele opties: koop en verkoop van verlof.
• Flexibele werktijden: thuiswerken en op kantoor werken.
• Gerichte opleidingsmogelijkheden.
• Laptop en mobiele telefoon

Informatie: 
Wil je meer weten over de inhoud van de functie? Neem dan gerust contact op met Christiaan Baljé (Manager Middelen), via telefoonnummer 140162 of met Sandra Maas (Manager Sociaal Domein), via telefoonnummer 140162 of email: smaas@drimmelen.nl